Всем привет! С Вами как7.ру!
Давайте сегодня научимся правильно писать деловое письмо. Ну мало ли, кому-то может и пригодиться.
Вот пример письма, написанного неграмотно с точки зрения психологии отношений. Автор его начальник крупной товарной станции. Получатель – слушатель моего семинара. Как оно может подействовать на адресата? Сначала прочитайте.
“Зерагет и сыновья ин корпорэйтед. Мистеру Эдварду Вермоли. Джентельмены, обработка всех грузов на нашей станции на данный момент затруднена, в связи с их резко возрастающим объёмом во время после обеда. Машины задерживаются, ожидая очереди. 10 ноября от вашей компании мы получили груз с указанием 510 наименований по смете. Мы вас просим посодействовать предотвращению нежелательных последствий позднего поступления их на нашу станцию.
Убедительная просьба присылать грузы в первой половине дня, хотя бы их часть. Тогда ваши машины будут разгружены в более короткий срок, а вы не будете сомневаться, что груз отправится в тот же день. Искренне ваш Д.Б. (начальник станции).”
После того, как мистер Вермоли прочитал письмо, он прислал его мне с комментариями: “Полученное мною письмо было мною воспринято совершенно противоположно тому, чего ожидал его автор.
В начале он писал о том, что нас совсем не интересовало, о проблемах работы его станции. Потом он стал просить о содействии, совсем не переживая о том, что для нас это может оказаться неудобным. О наших выгодах было упомянуто только в самом конце, когда говорилось о том, что машины будут разгружены скорее, а грузы отправляемы в день прибытия. То, что нам действительно интересно расположили в конце послания. Общее же восприятие письма скорее можно назвать антагонистическим, чем способствующим плодотворному сотрудничеству.
Давайте теперь попробуем то же письмо написать правильно. Не станем зря тратить время, акцентируя на своих проблемах. Будем стремиться понять события и увидеть их с точки зрения собеседника. Вариант, возможно, не наилучший, но он намного лучше первоначального, посмотрите.
“Мистеру Эдварду Вермоли, Зерагет и сыновья ин корпорэйтед. Уважаемый м. Вермоли. Ваша компания благотворно и надёжно сотрудничает с нами вот уже 14 лет. Мы очень вам за это благодарны. Нам всегда хочется предоставлять вам наилучшее обслуживание. Однако, к большому сожалению, у нас не получится ваши грузы отправлять своевременно, если к нам они будут поступать во второй половине дня. Попытаемся объяснить причину. После обеда слишком многие клиенты присылают свои машины. Именно по этой причины мы не справляемся с объёмами. Это и приводит к задержке. В данной ситуации все ваши грузовики не получается разгрузить немедленно. Иногда даже получается задержка. Это, бесспорно, очень плохо, но мы ни как не можем изменить положение. Разве что, вы будете свои машины направлять к нам в утренние часы. Тогда мы их будем разгружать незамедлительно. А наши рабочие вовремя придут домой, чтобы насладиться лапшой и макаронами вашего производства. И независимо от того, когда ваши грузы к нам поступят, мы приложим максимум усилий, чтобы обработать их и отправить как можно скорее. Я понимаю вашу занятость, поэтому не утруждайте себя ответом на это письмо. Искренне ваш Д.Б.”
Теперь сравните эти 2 письма и подумайте, какое из них наверняка приобретет наибольшее внимание и заинтересованность.
